Téma: Řízení schůzí v bytovém domě

SVJ i bytové družstvo v jednom domě

V bytovém domě však mohou existovat obě právní formy současně a je tak třeba konat jak shromáždění vlastníků i členskou schůzi. Často přitom půjde o konání obou jednání současně, nebo spíše navazujícím způsobem v jednom termínu. Právě formální přesnosti bude v takových případech obzvláště zapotřebí, aby bylo jasné, jaké jsou kompetence (o čem rozhoduje) ten který orgán. Odlišení musí být zřejmé, jak z pozvánky, tak i z vystupování statutárních orgánů obou subjektů a ze samotného řízení jednání obou nejvyšších orgánů. Zmatek v hlavách přítomných uživatelů bytových jednotek či bytů může totiž ještě znásobit situace, kdy je statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek právě právnická osoba – bytové družstvo.

Naopak společným rysem v obou případech je například princip usnášeníschopnosti jednání nejvyššího orgánu, kdy je v zásadě rozhodující princip nadpoloviční většiny. U společenství vlastníků jednotek je to přítomnost vlastníků jednotek, kteří mají nadpoloviční většinu hlasů, přitom má každý z vlastníků jednotek počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech domu. U bytového družstva jde o prostou nadpoloviční většinu počtu členů družstva, nevyžadují-li stanovy vyšší kvórum (srovnej § 1206 odst. 2 OZ a § 644 odst. 1 ZOK).

Výjimkou je u bytového družstva institut „náhradní“ členské schůze, který zcela chybí u společenství vlastníků, kde konání náhradního shromáždění není možné (§ 1221 OZ). Náhradní členská schůze je schopna se usnášet bez ohledu na počet přítomných členů, ledaže stanovy určí něco jiného (§§ 647 a 648 ZOK).

Společné prvky

Důležité a spojující je pro oba typy bytových korporací, společenství vlastníků jednotek i členskou schůzi, že svolavatelem jednání nejvyššího orgánu je statutární orgán. A je to také svolavatel, kdo určuje pořad zasedání či program jednání.

Členové společenství vlastníků i bytového družstva samozřejmě mohou dávat podněty, ale za konečné sestavení programu je odpovědný statutární orgán bytové korporace. V opačném případě by totiž mohla mít agenda hodně bodů k jednání. U obou nejvyšších orgán přitom platí i pravidlo, že doplnění programu na místě je možné jedině za předpokladu účasti a souhlasu všech členů bytového družstva či společenství vlastníků (srovnej § 253 odst. 3 OZ a § 643 odst. 2 ZOK).

Při koncipování programu jednání je třeba mít na paměti jednak správné vystižení obsahu bodu jednání i jejich logickou návaznost. Občas bývá nesnadné udržet věcnou souvislost projednávaných bodů, což klade nemalé nároky na toho, kdo schůzi řídí.

Společným prvkem obou těles je sledování parametru usnášeníschopnosti jednání nejvyššího orgánu. Dosažení usnášeníschopnosti resp. průběžné sledování usnášeníschopnosti schůze patří k základním povinnostem osoby odpovědné za její řízení. Standardním požadavkem bývá účast nadpolovičního počtu členů v případě bytového družstva, resp. přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají většinu všech hlasů v případě společenství vlastníků jednotek.

Zatímco u bytového družstva je i v případě využití institutu plných mocí relativně jednoduché ověřovat usnášeníschopnost jednání (obvykle platí, že co člen to jeden hlas), v případě společenství vlastníků jednotek to tak jednoduché nebývá. Každý člen má totiž počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech domu. Když se k tomu přidá institut plných mocí, je třeba se řádně zamyslet, jak ohlídat nejen samotnou usnášeníschopnost jednání shromáždění, nýbrž i sečtení jednotlivých hlasů při samotném hlasování.

V úvodu (a programu) jednání je třeba pamatovat na volbu orgánů shromáždění či schůze. Tyto orgány nejsou ze zákona předepsány, ale mohou být upraveny stanovami nebo jednacím řádem. Zpravidla půjde o volbu řídícího schůze, zapisovatele, ověřovatelů a skrutátorů, tedy těch, kteří budou počítat hlasy. Avšak může jít i o další orgány jako jsou mandátová, návrhová či volební komise.

Role předsedy

Zvláštní pozornost je třeba věnovat osobě, která bude jednání nejvyššího orgánu řídit. V případě společenství vlastníků hovoří občanský zákoník o volbě předsedy zasedání, u bytového družstva by to měl být ten, kdo svolal členskou schůzi, tedy představenstvo a zpravidla jeho předseda. V některých případech je však účelné uvažovat o předsedajícím jednání v podobě moderátora, který dokáže sledovat průběh schůze, postupovat podle stanovaného programu, řídit diskuzi, formulovat usnesení a zvládnout přehledně hlasování. Zdá se to být banálním výčtem samozřejmostí, ale přesně tohle činí v případě schůzí bytových domů jeden z klíčových problémů. Špatné vedení schůze vede bohužel často k znechucení a ke ztrátě zájmu členů korporace se jich účastnit.

V této souvislosti je však třeba nahlédnout i do stanov bytové korporace, které mohou řízení jednání nejvyššího orgánu svěřit výhradně do rukou předsedy společenství či družstva, případně člena statutárního orgánu a pak je třeba nejprve vyřešit konflikt se stanovami, má-li schůzi řídit někdo jiný.

Návrh usnesení

Další zvláštní kapitolou je návrh usnesení a hlasování o něm. Nejlepší cestou je koncipovat návrh usnesení předem a předložit jejich znění jako poklad pro jednání schůze všem pozvaným vlastníkům jednotek či členům družstva. V průběhu jednání je pak možné lépe formulovat případné protinávrhy či změny navrženého usnesení. Obecně bývá velká potíž v přesné formulaci protinávrhů, ale také v ohlídání, zde se přijetím jednoho návrhu nestává jiný nehlasovatelným.

Vrcholnou disciplínou jednání nejvyššího orgánu je hlasování o usnesení. K vyjádření názoru přitom neslouží jen obvyklé „pro – proti – zdržel se“, nýbrž také „nehlasoval“ a vlastně i „nezúčastnil se“. Speciální disciplínou je kategorie „nehlasoval“. Platí totiž, že součet hlasů „pro – proti – zdržel se“ nemusí dát vždy součet 100 % přítomných, ale logicky nesmí vyjít součet vyšší.

Při hlasování se běžně používá hlasování aklamací, tedy zdvižením ruky. U společenství vlastníků to bývají i jiné formy hlasování (načtení čipů nebo hlasovací lístky), které umožňují rychleji a přesněji sečíst jednotlivé hlasy.

Výhodou hlasovacích lístků je skutečnost, že jednající mohou zůstat sedět a sebrání hlasů mají na starosti skrutátoři, u čipových karet je třeba přerušit jednání při načítání jednotlivých karet. Opačně platí, že kartou lze hlasovat teoreticky do nekonečna, u hlasovacích lístků musí organizátor hlasování předem odhadnout, kolik hlasovacích lístků bude zapotřebí.

Problém bývá tajné hlasování, které je z principu myslitelné jen tam, kde má každý člen korporace stejnou váhu hlasu. Jinak platí, že je-li byť jen jeden hlas zjistitelný, pak nejde o tajnou volbu. To bude platit především u společenství vlastníků jednotek, kde většinou existují specifické výše podílů na společných částí domu.

O průběhu jednání se pořizuje zápis, jehož náležitosti taktéž stanoví zákon (srovnej § 254 OZ a § 659 ZOK). V případě osobu bytových korporací je třeba nezapomenout, že některá pravidla svolávání a vedení jednání nejvyšších orgánů mohou upravovat i stanovy společenství vlastníků jednotek a bytových družstev, nebo dokonce různé další vnitřní organizační normy (řády či směrnice, apod.). Určitě tak platí, že ten, kdo chce správně svolat a vést jednání nejvyššího orgánu, musí mít dobrou a úplnou znalost vnitřních předpisů bytové korporace.

Zdroj: Mgr. Martin Kroh, ČSRB