Portál o bydlení – Novinky ze světa bydlení
Shromažďování a poskytování údajů v bytovém domě (V)
Pro řádný výkon správy domu musí statutární orgán bytové korporace (společenství vlastníků jednotek nebo bytového družstva) shromažďovat některé osobní údaje členů. Pro snadnou orientaci je vhodné k jednotlivým skupinám těchto osobních údajů přiřadit účely, rozsah zpracování, dobu, po kterou se s osobními údaji pracuje, a také to, jakým způsobem jsou uchovávány. Navzdory poměrně masivní komunikaci, která provázela GDPR (ochranu osobních údajů), vládne v evidenci osobních údajů v řadě bytových domů stále značný chaos.
Poskytování údajů patří mezi základní povinnosti člena bytové korporace
Povinností vlastníka jednotky je nahlásit počet osob bydlících v bytě. Tato povinnost je upravena v ustanovení § 1177 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“) na základě, kterého má vlastník jednotky povinnost oznámit bez zbytečného odkladu osobě odpovědné za správu domu změny v počtu osob, které mají v bytě domácnost. Tato povinnost se vztahuje i na nájemce či jiné osoby, kterým vlastník ponechal byt k užívání na dobu nikoli přechodnou.
Na to navazují povinnost osoby odpovědné za správu domu (rozuměj společenství vlastníků jednotek) vést seznam vlastníků jednotek a osob, kterým vlastník přenechal byt k užívání (§ 1178 OZ odst. 1) a sdělit vlastníkovi jednotky, pokud o to požádá, jména a bydliště kteréhokoliv vlastníka jednotky nebo osoby, které takový vlastník přenechal byt k užívání (§ 1178 OZ odst. 2).
Svou podstatou jinou povinností je hlásit bez zbytečného odkladu osoby, u kterých lze mít za to, že budou žít v jednotce či bytě po dobu delší než 2 měsíce v průběhu zúčtovacího období. Tato povinnost vyplývá shodně pro členy společenství vlastníků jednotek i bytových družstev z § 2 písm. g) zákona č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty (“zákon o službách”). Mimo obecné povinnosti k náhradě případné škody vzniklé porušením uvedené povinnosti stanoví zákon o službách navíc další konkrétní sankci za porušení této oznamovací povinnosti, a to pokutu ve výši 50 Kč za každý den s prodlením při nahlášení změny v počtu osob.
Jaké údaje mohou být zpracovány
Nejčastěji bytové korporace zpracovávají jméno, adresu a kontaktní údaje za účelem správy a zajištění provozu bytového domu. OZ ukládá povinnost vlastníkovi jednotky oznamovat nabytí jednotky do vlastnictví osobě odpovědné za správu domu (§ 1177 OZ). Obdoba této povinnosti u člena bytového družstva logicky chybí, protože u převodu družstevního podílu obecně platí, že právní účinky převodu družstevního podílu nastávají vůči družstvu dnem doručení účinné smlouvy o převodu družstevního podílu družstvu, ledaže smlouva určí účinky později. Tytéž účinky jako doručení smlouvy má doručení prohlášení převodce a nabyvatele o uzavření takové smlouvy (§ 601 odst. 2 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, zákon o obchodních korporacích – dále jen „ZOK“).
Osobním údajem či osobními údaji jsou takové informace nebo jejich kombinace, které vedou k identifikaci konkrétní osoby. Pro každou skupinu osobních údajů, se kterými bytová korporace pracuje, musí být stanovený účel tohoto zpracování. Přitom není nutné, aby bylo vymezení napsáno právnickým jazykem. Nejdůležitější je, aby byl účel jasně a srozumitelně vymezen, aby si každý, jehož osobní údaje jsou zpracovávány, dokázal ověřit, jak a z jakého důvodu se s jeho osobními údaji nakládá. Rovněž je zapotřebí pamatovat na to, že je-li umožněno členovi společenství vlastníků jednotek nebo bytového družstva nahlédnout do dokumentů obsahujících osobní údaje ostatních členů, je nutné o tom vést záznam v rozsahu komu, kdy a za jakým účelem byly takové informace zpřístupněny. Ten, kdo takové informace získal, musí nadále počítat s tím, že odpovídá za jejich ochranu a nakládání s nimi podle pravidel o ochraně osobních údajů.
Povinnost statutárního orgánu umožňovat členům nahlížet do dokumentů
Na základě § 1179 OZ má každý vlastník jednotky právo seznámit se s tím, jak osoba odpovědná za správu domu hospodaří a jak dům nebo pozemek spravuje. Může proto nahlížet do smluv uzavřených ve věcech správy, účetních knih a dokladů. Přesný termín, do kdy od žádosti musí být členu nahlédnutí dovoleno, stanoven však není. Pokud by vám ani tak nebylo umožněno se s předmětnými dokumenty seznámit, lze se domáhat svého práva soudní cestou. Nahlížení nelze zpoplatnit, maximálně je možné zpoplatnit vyhotovení kopie listiny. Pokud se člen domáhá listin, které mu již byly jednou zpřístupněny, je možné opakovanou žádost odmítnout.
Obdobné právo na informace u člena bytového družstva vyplývá nepřímo z § 575 odst. 1 písm. b) ZOK z jeho práva účastnit se řízení a rozhodování v družstvu.
Častým dotazem statutárních zástupců bývá, zda jsou oprávněni poskytovat členům korporace informace o jménech dlužníků a výši jejich dluhů. Pokud člen společenství vlastníků jednotek či bytového družstva využije svého práva nahlížet do podkladů o hospodaření korporace v části vyúčtování, je v těchto podkladech velmi jasně vidět, kdo je oním dlužníkem. Výbor nemůže tyto informace veřejně vyvěšovat, například na nástěnce, ani sdělovat třetím osobám, ledaže by se jednalo o právního zástupce za účelem vymáhání pohledávky nebo o jednání nejvyššího orgánu korporace, zasedání shromáždění vlastníků či členské schůze, kde lze mít za to, že jsou účastni pouze členové subjektu.
Uchovávání osobních údajů
Způsobů, jak osobní údaje statutární orgán společenství vlastníků jednotek či bytového družstva uchovává, může být několik: listinná podoba, někdo uchovává dokumenty na fyzickém nosiči dat (CD, DVD, „flash disk“) a další je má uložené na svém počítači. Ať je dokument v jakékoli podobě, vždy musí být zabezpečen proti ztrátám či únikům osobních dat. Dokumenty s osobními údaji by tak měly být uloženy například v zaheslované složce počítače. Zvláště pak je třeba pomatovat na povinnost vymazat osobní údaje poté, kdy pominul důvod pro jejich uchovávání, typicky v situaci, kdy jde o bývalého člena společenství vlastníků jednotek či bytového družstva, jehož závazky přešly na jeho nástupce.
Zdroj: Martin Kroh, ČSRB
Foto: Pixabay
