Téma: Co byste měli vědět o bydlení v bytovém domě

Příprava a organizace shromáždění/členské schůze (I)

Svolávání shromáždění společenství vlastníků jednotek a členské schůze v případě bytového družstva patří mezi základní povinnosti statutárních orgánů. Navzdory tomu, že se jedná o pravidelně se opakující činnost, stále ji provází pochybení, která mohou následně ovlivnit správu a provoz domu. Přehlížet nelze ani formální nedostatky.

Jaká jsou nejčastější pochybení?

Shromáždění nebo schůze nejsou svolávány v zákonem nebo stanovami stanovených termínech. Svolání provází formální nedostatky a členové nejsou seznámeni s informacemi, které se budou projednávat. Časté jsou chybějící nebo nesprávně formulované plné moci pro zastupování na schůzi nebo shromáždění.

Jak často je nutné svolávat shromáždění nebo schůzi?

Shromáždění, tedy schůze společenství vlastníků jednotek, se obecně konají podle potřeby, nicméně ze zákona (§ 1207 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „OZ“) je potřeba je svolat minimálně jednou ročně, resp. jednou za účetní období v případě bytových družstev (§ 638 odst. 1 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech – zákon o obchodních korporacích, dále jen „ZOK“). U menších bytových domů ve standardních situacích většinou tento interval postačuje, u větších subjektů bývá obvyklé svolání společného projednání věcí jednou za půl roku. V některých případech i častěji, například při plánování rekonstrukce či v případě personálních změn ve volených orgánech a některých dalších situacích, které by měly být projednány s členskou základnou bytové korporace.

Zejména u menších společenství vlastníků jednotek se lze setkat se situací, kdy i několik let nebylo shromáždění z iniciativy statutárních orgánů svoláváno. V těchto případech mohou o svolání shromáždění na základě § 1207 odst. 1 OZ zažádat i sami členové, kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů, nejméně však dva z nich, a to do 15 dnů tak, aby se shromáždění konalo do 30 dnů od doručení podnětu. Pokud ani nyní výbor nekoná, svolají tito vlastníci shromáždění k zasedání na náklad společenství sami. Tento postup bývá v praxi využíván hlavně tam, kde členům statutárního orgánu uplynulo funkční období, a tedy není, kdo by zasedání shromáždění svolal.

V bytovém družstvu je představenstvo povinno svolat členskou schůzi z podnětu kontrolní komise nebo alespoň 10 % členů družstva, kteří mají nejméně jednu pětinu všech hlasů, neurčují-li stanovy nižší počet oprávněných členů nebo nižší počet potřebných hlasů anebo nižší počet oprávněných členů i potřebných hlasů (§ 639 odst. 3 ZOK). Neučiní-li tak, svolá schůzi na žádost kontrolní komise nebo členů družstva podle § 639 odst. 3 nebo v důležitém zájmu družstva jeden nebo někteří členové představenstva, likvidátor nebo kontrolní komise, a to navíc i v situacích, kde je to v důležitém zájmu družstva (§ 640 ZOK).

Pravidla pro svolání

Při svolávání členů společenství vlastníků jednotek nebo družstva se statutární orgán musí řídit stanovami bytové korporace. Nejsou-li pravidla pro svolávání ve stanovách uvedena, pak postupuje společenství vlastníků jednotek podle OZ, bytová družstva podle ZOK. V prvním případě je třeba pamatovat na to, že přiměřeně použijí pravidla spolkové úpravy (§ 1221 odst. 1 OZ).

Pokud není ve stanovách stanoveno něco jiného, je třeba zasedání svolat nejméně 30 dnů před jeho konáním. Ustanovení § 249 odst. 1 OZ říká, že: „Zasedání členské schůze se svolá vhodným způsobem ve lhůtě určené stanovami, jinak nejméně třicet dnů před jeho konáním.” Pokud stanovy připouštějí kratší termín, vždy by měla být respektována přiměřenost této lhůty vzhledem k možnostem členů se shromáždění účastnit.

Písemná pozvánka musí být doručena a současně vyvěšena nejméně 15 dní přede dnem konání shromáždění. Pro členy, kteří mají e-mail, je možné zasílat pozvánku elektronicky. Vždy je však nutné pamatovat i na členy bez elektronické komunikace a doručit jim pozvánku v tištěné formě. Pro zajištění maximální informovanosti je obvyklé vyvěsit informaci o konání též ve společných prostorách domu.

Obsah pozvánky

Pozvánka musí obsahovat datum, hodinu, místo konání a program zasedání. Popřípadě informaci, kde se člen bytové korporace může seznámit s podklady. Nejsou-li k pozvánce připojeny podklady vztahující se k obsahu jednotlivých bodů, je povinností svolavatele umožnit členům se s těmito podklady včas seznámit. Nejčastější variantou je umístění na internetových stránkách subjektu. Členové, kteří přístup k internetu nemají, by měli být informováni, kdy a kam mohou přijít do podkladů nahlédnout. Tato informace v pozvánkách často chybí.

Plná moc pro zastupování

V mnoha domech je typickým problémem nízká účast na shromáždění. Praktické proto je již k pozvánce na shromáždění připojit formulář pro plnou moc pro zastupování. Jejich snadná dostupnost zvýší šanci na usnášeníschopnost shromáždění nebo členské schůze.

Pro zastupování může člen zmocnit jiného člena nebo kteroukoliv jinou osobu, aby ho zastupovala v plném rozsahu jeho práv. Zmocnění musí být v písemné formě a podpisy na plné moci není nutné úředně ověřovat, ledaže to vyžadují stanovy společenství. Je doporučováno, aby byla možnost zastoupení vlastníka jednotek na zasedání shromáždění zahrnuta přímo do stanov.

V případech spoluvlastnictví jednotky platí povinnost zmocnit společného zástupce, který bude vykonávat jejich práva vůči společenství vlastníků, mimo jiné se bude účastnit shromáždění a hlasovat na nich jménem všech spoluvlastníků (§ 1185 odst. 2 OZ). Společným zástupcem se může stát jak jeden ze spoluvlastníků, tak jakákoliv třetí osoba.

V případě, že se spoluvlastníci na společném zástupci nedohodnou, jsou povinni požádat o rozhodnutí v této věci soud a poté bezodkladně doručit společenství vlastníků pravomocné soudní rozhodnutí.

Zmocnění společného zástupce vyžaduje OZ i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění manželů, leč k tomu judikoval Nejvyšší soud v roce 2020, že nebudou-li stanovy vyžadovat, aby společný zástupce předložil písemnou plnou moc, může o svém oprávnění jednat za ostatní spoluvlastníky (druhého manžela) informovat společenství ústně, nejčastěji při zjišťování prezence.

I když výslovně neprohlásí, že zastupuje také ostatní spoluvlastníky (druhého manžela), může jeho zástupčí oprávnění podle okolností vyplývat i ze skutečnosti, že se jako jediný spoluvlastník (jeden z manželů) dostaví na shromáždění a jiný spoluvlastník (druhý manžel) nedá před zahájením shromáždění relevantním způsobem najevo své námitky, a konkludentně tak vyjádří souhlas s tím, aby ho přítomný spoluvlastník (manžel) zastupoval.

Zdroj: Martin Kroh, ČSRB

Foto: Pixabay