Právní poradna: Mohu nahlížet do účetnictví bytového družstva?

Z členské schůze bytového družstva pořizuje předseda audiozáznam. Je povinen o pořizování tohoto záznamu informovat přítomné členy? Musí mít k tomu 100% souhlas všech přítomných členů? Pokud s tím nebude souhlasit, byť jen jeden člen z přítomných, může tento audiozáznam pořídit? Ve stanovách bytového družstva o této možnosti není nic uvedeno.

Na členské schůzi jsem měl dotaz k předsedovi ohledně jeho vedení účetnictví našeho bytového družstva. Můj dotaz zněl, má-li k tomu uzavřenou smlouvu o výkonu funkce schválenou všemi členy, včetně výše odměny za tuto činnost. Odpověď zněla, že smlouvu má již několik roků a že chce vědět zákony a paragrafy, podle kterých se na to ptám. Navíc mi bylo naznačeno, že jsem členem bytového družstva kratší dobu než předseda. To byla celá odpověď. Podotýkám, že vedení účetnictví nesouvisí s funkcí předsedy. Stanovy o odměnách za tuto činnost nic neuvádějí. Na chod bytového družstva přispívám měsíční platbou, tak jak je tomu uvedeno ve výpisu stanovených zálohových plateb. 

Podal jsem na předsednictvo dotaz ohledně nahlédnutí do zápisu ze členské schůze, stanovy totiž neumožňují pořídit si výpisy, fotodokumentaci či kopie. Dále mám dotaz ohledně ztráty v hospodaření ve výši několika stovek tisíc Kč a k instalaci společné TV antény, kdy výše úhrady byla v porovnání s jinými bytovými družstvy v téže lokalitě neadekvátní. Bez odpovědi představenstva. S podáním žaloby u Okresního soudu na představenstvo jsem si nebyl jistý, protože Bytové družstvo (93 členů) jako takové vždy zvolilo Kontrolní a revizní komisi, ovšem nemělo ji od svého vzniku (r. 1998) zapsanou v Obchodním rejstříku jako Kontrolní a revizní komisi bytového družstva tak, jak tomu určují stanovy. Je možné se zpětně soudní cestou domoci odpovědí, když nebyla Kontrolní a revizní komise zapsána v obchodním rejstříku?

Odpověď – 1. část

Předně uvádím, že bez bližších znalostí vašeho případu budu ve své odpovědi vycházet z platné právní úpravy, a to zejména ze zákona o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) a občanského zákoníku.

Nejdříve, co se týče pořizování audiozáznamů z členské schůze bytového družstva, tak předseda může tyto záznamy pořizovat i bez předchozího souhlasu členů. Projevy členů na členské schůzi totiž nejsou projevy osobní povahy. Navíc dle občanského zákoníku není třeba souhlasu k pořízení zvukového záznamu, pokud se tyto pořídí nebo použijí k výkonu nebo ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů jiných osob.

Audiozáznam tedy může být v tomto případě pořizován pro účely bytového družstva, tedy např. pro účely záznamu průběhu členské schůze a případně následného vyhotovení zápisu z něj, a to i bez souhlasu členů účastnících se členské schůze.

Odpověď – 2. část

Co se týče práva člena bytového družstva na poskytnutí informací ze strany jeho orgánu či družstva samotného, to se řídí zákonem o obchodních korporacích. Člen bytového družstva má právo účastnit se řízení a rozhodování v družstvu, jehož součástí je i právo na informace, tedy právo nahlížet do všech dokumentů týkajících se hospodaření bytového družstva a důležitých pro rozhodnutí družstva.

V odůvodněných případech však lze poskytnutí konkrétního dokumentu či informace odmítnout, zejména pokud již daný dokument byl členovi poskytnut nebo je mu dostupný jiným způsobem než nahlížením (např. z informační desky či webových stránek družstva nebo je-li informace veřejně dostupná). Dalším důvodem odmítnutí by mohlo být to, že by tím mohlo dojít k porušení povinností družstva daných závaznými právními předpisy, např. pokud by družstvo jejím poskytnutím zasáhlo do práv konkrétní osoby na ochranu osobnosti nebo porušilo zákon o ochraně osobních údajů nebo jde-li o utajovanou informaci podle zvláštních právních předpisů.

Každý člen má však dle občanského zákoníku právo na vydání kopie zápisu o průběhu členské schůze. Družstvo musí tedy členovi na jeho žádost poskytnout zápis z členské schůze vždy. Stanovy mohou určit pouze, že žádající člen musí družstvu uhradit účelně vynaložené náklady spojené s pořízením kopie zápisu. Pokud vám představenstvo předmětný zápis neposkytne, můžete se obrátit na kontrolní komisi bytového družstva.

Odpověď – 3. část

U družstev, která mají zřízenu kontrolní komisi, by mělo platit, že kontrolní pravomoc vůči družstvu a jeho orgánům vykonávají členové přednostně prostřednictvím této kontrolní komise. Kontrolní komise je oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva, jeho orgánů i členů družstva, vykonávají-li určitou činnost pro bytové družstvo. Vedle toho se na kontrolní komisi mohou členové družstva obracet se stížnostmi týkajícími se družstevních záležitostí. I tyto stížnosti mohou iniciovat provedení kontroly v bytovém družstvu.

Na existenci kontrolní komise nemá vliv to, že není zapsána v obchodním rejstříku. Dle zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů platí, že třetí osoby se mohou vždy dovolat nezveřejněných údajů a obsahu listin, neodnímá-li jim skutečnost nezveřejnění účinnost.

Vzhledem k výše uvedenému vám mohu doporučit, abyste záležitosti ohledně dokumentů souvisejících s účetnictvím družstva řešil konkrétně s kontrolní komisí bytového družstva. Kontrolní komise má povinnost zabývat se nesrovnalostmi v účetnictví, mimo jiné má i právo nahlížet do všech dokumentů s tím spojených, to znamená, že i do smlouvy o výkonu funkce.

Pokud by však kontrolní komise byla k odůvodněným podnětům členů nečinná, může se každý člen domáhat za družstvo náhrady újmy proti členovi voleného orgánu družstva, která byla způsobena porušením povinností člena voleného orgánu, zejména porušením povinnosti péče řádného hospodáře, do které lze zahrnout i zajištění řádného vedení účetnictví.

Podmínkou pro podání takové žaloby je předchozí informování kontrolní komise o záměru tuto žalobu podat. Pokud bude kontrolní komise nečinná, může podat žalobu za bytové družstvo sám člen. V následném soudním řízení pak leží důkazní břemeno na žalovaném členu orgánu bytového družstva, který musí prokázat, že neporušil své povinnosti a nedošlo ke vzniku újmy družstvu.

Zdroj: JUDr. Jindřich Vítek, Ph.D., advokát, Advokátní kancelář GÜRLICH VÍTEK & PARTNERS

Foto: Pixabay