Má být prezenční listina součástí schůze bytového družstva?

Fungování bytových družstev má své zákonitosti a svá pravidla, která nejsou všeobecně známá.

Třeba taková “banalita”, jakou je prezenční listina. Měla by být součástí dokumentů z jednání schůze, zveřejněných na webových stránkách družstva, nebo neměla?

“Zákon o obchodních korporacích obecně stanoví povinnost, že svolatel členské schůze (bytového) družstva je povinen pořídit o jejím průběhu zápis. Svolatel nemusí zápis vyhotovovat osobně, avšak musí zajistit jeho vyhotovení. V zápise musí být přesně specifikováno, jaká rozhodnutí byla přijata, tím způsobem, že u každého konkrétního usnesení bude zvlášť uvedeno, kolik členů družstva bylo jednání přítomno a kolik hlasů bylo pro, popřípadě proti jeho přijetí. Vznesli-li členové proti přijatým usnesením námitky, musí být i ty v zápise zachyceny.

Zákon výslovně nevyžaduje, aby byla vyhotovena prezenční listina, kterou podepíší přítomní členové družstva. Namísto toho jako povinnou přílohu zápisu označuje seznam členů družstva s vyznačením nepřítomných. To však neznamená, že bude-li jako příloha k zápisu o průběhu jednání členské schůze připojena prezenční listina podepsaná přítomnými, nepůjde o postup v rozporu se zákonem, neboť účelu zákona (tj. zjištění osob, které byly jednání členské schůze přítomni) bude nepochybně dosaženo. Vedle seznamu členů (či prezenční listiny) je povinnou přílohou zápisu taktéž pozvánka a podklady, které byly k projednávaným záležitostem předloženy.

Zápis z členské schůze musí být vyhotoven nejpozději do 15 dnů ode dne konání členské schůze; ode dne zveřejnění pak může každý člen právo na vydání kopie zápisu, a to včetně všech příloh. Smyslem zákona v tomto případě je, aby se člen mohl (relativně) bezprostředně po konání členské seznámit s průběhem členské schůze, a to mimo jiné i proto, aby člen měl dostatečný časový prostor pro posouzení, zda se bude dovolávat neplatnosti přijatých usnesení.

Na rozdíl od pozvánky na členskou schůzi zákon o obchodních korporacích neukládá bytovému družstvu, aby uveřejňoval zápis z jednání členské schůze na internetových stránkách, potažmo na informační desce. Je otázkou, zda lze takovou povinnost mohou svolateli uložit stanovy či členská schůze prostřednictví usnesení. Domnívám se, že s ohledem na zásadu informovanosti by tomu nemělo nic bránit, přičemž ve světle shora uvedeného účelu zákona by přitom měl být zápis zveřejňován včetně příloh. Bez znalosti všech specifik nedokáži posoudit, zda v předmětném případě taková smluvní povinnost existuje.”

JUDr. Jindřich Vítek, Ph.D., advokát, Advokátní kancelář ERHARTOVÁ VÍTEK & PARTNERS

Foto: Pixabay