Téma: Co byste měli vědět o bydlení v bytovém domě

Volba a zápis členů statutárních orgánů bytových korporací (III)

Volba a zápis členů statutárních orgánů

Správa a provoz bytového domu je náročná disciplína. Její tíže spočívá na bedrech statutárních zástupců – členů statutárních orgánů bytových korporací (společenství vlastníků jednotek a bytových družstev). Jsou voleni a odvoláváni výhradně shromážděním vlastníků v případě prvního subjektu, členskou schůzí v případě druhého. Žádná jiná řešení nejsou platná. Pozor na poměrně často opomíjenou povinnost zápisu zvolených členů statutárního orgánu do veřejného rejstříku, která platí i v případě pokračování stávajících členů v dalším volebním období.

Volba členů výboru nebo představenstva

Volby členů by měly probíhat pravidelně v závislosti na funkčním období uvedeném ve stanovách společenství či bytového družstva pro konkrétní volený orgán. Toto období se zpravidla pohybuje v rozmezí od dvou do pěti let. U bytových družstev je délka funkčního období limitována pěti lety (§ 632 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech – zákon o obchodních korporacích -, dále jen „ZOK“). U společenství vlastníků jednotek však není maximální délka limitována a lze se tedy setkat i s delším funkčním obdobím, kde je pak častějším případem jeho ukončení rezignace člena či členů statutárního orgánu nebo jejich odvolání v případě větší nespokojenosti členské základny. Pokud ale stanovy o délce funkčního období nehovoří, platí, že toto období je pětileté.

Členy orgánů lze volit opětovně. Jednou z nejčastěji opomíjených povinností je zapisování nově či opětovně zvolených členů statutárních orgánů do rejstříku společenství vlastníků jednotek, resp. obchodního rejstříku v případě bytových družstev. Po uplynutí funkčního období je třeba podat k rejstříkovému soudu návrh na zápis změn a řádně doložit novou volbu. Tento z pohledu mnohých členů statutárních orgánů zbytečný úkon má své opodstatnění. V rámci zachování právní jistoty by měl mít každý možnost ověřit si, které konkrétní osoby jsou v daném čase oprávněny subjekt zastupovat a jeho jménem právně jednat.

Rozhodovat a jednat mohou nově zvolení členové statutárních orgánů obou bytových korporací ihned po zvolení, není třeba čekat až na jejich zápis v rejstříku.

Kdo se může stát členem výboru?

Členem výboru může být jak fyzická, tak právnická osoba, v jejím případě pak musí být určena osoba zastupující právnickou osobu při výkonu funkce. Základním pravidlem pro prokázání způsobilosti stát se členem výboru je ze zákona plná svéprávnost a bezúhonnost (dle zákona o živnostenském podnikání). Pro výkon funkce statutárního zástupce není podmínkou členství v daném společenství vlastníků jednotek, ale jeho stanovy mohou takový požadavek určit. V případě bytového družstva naopak platí, že členy jeho statutárního orgánu mohou být toliko členové družstva (§ 630 ZOK). Stanovy obou subjektů mohou stanovit i další podmínky pro výkon funkce – například neslučitelnost funkcí, příbuzenské vztahy apod. Tato omezení však nesmí vykazovat diskriminační charakter.

Zápis členů výboru do veřejného rejstříku

Po volbě statutárních zástupců následuje jejich zápis do veřejného rejstříku. Mnozí si s tím neví rady. Nejsou si jisti, kdo a jakou formou může návrh na zápis podat, jestli podpisy na návrhu musí být ověřeny a jaké přílohy přiložit – například zda je nutný i výpis z rejstříku trestů a podobně.

Přílohou je zápis z jednání nejvyššího orgánu bytové korporace, na kterém došlo k volbě členů volených orgánů, jenž obsahuje také pozvánku na takové jednání a prezenční listiny z tohoto jednání včetně případných plných mocí. Přiloženy vždy musí být originály těchto dokumentů.

Povinnosti vůči státním orgánům

Zapsané údaje v rejstříku společenství vlastníků jednotek, resp. v obchodním rejstříku v případě bytových družstev, mají odpovídat skutečnému stavu. Zákon umožňuje rejstříkovému soudu, aby uložil sankce v důsledku neplnění povinnosti založit požadované listiny do sbírky listin. Jestliže je v rejstříku zapsán určitý údaj, ale není ve sbírce listin uložena odpovídající listina, vyzve rejstříkový soud dotyčný subjekt, aby bez zbytečného odkladu listinu předložil. Není-li vyžadovaná listina dodána, může rejstříkový soud zapsané osobě uložit pořádkovou pokutu do výše 100 000 Kč. Obdobně lze pořádkovou pokutu uložit, jestliže rejstříkový soud vyzve subjekt, aby mu sdělil skutečnosti nebo předložil listiny, které jsou nezbytné pro rozhodnutí v řízení zahájeném bez návrhu.

Pokud jde o povinnost zakládat požadované listiny do sbírky listin, je třeba dát pozor rovněž na zveřejňování účetních závěrek. Zákon o účetnictví považuje nezakládání příslušných účetních dokladů za přestupek, za nějž hrozí sankce ve výši 3 % celkové hodnoty aktiv. Neplněním povinností souvisejících se zápisem společenství vlastníků jednotek či bytového družstva ve veřejných rejstřících se dále členové statutárních orgánů dopouštějí porušení péče řádného hospodáře, v důsledku, kterého po nich může být vymáhána náhrada škody, která tímto subjektu či jiné osobě vznikne.

Zdroj: Martin Kroh, ČSRB

Foto: Pixabay