Jaké dokumenty musí SVJ archivovat?

Úvodem mi dovolte uvést, že jelikož ve svém dotazu nespecifikujete, které konkrétní dokumenty máte na mysli, přičemž v rámci činnosti SVJ je možné se setkat s různými dokumenty o různých účelech, ve své odpovědi nastíním pouze základní právní předpisy týkající se činnosti SVJ a v nich upravené archivační, popř. skartační lhůty.

Co se týká právních předpisů podstatných pro činnost SVJ a archivačních lhůt v nich obsažených, jedná se zejména o zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (zde je stanoveno, že účetní závěrka a výroční zprávy se uchovávají po dobu 10 let, účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy apod. se uchovávají po dobu 5 let), či zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád (zde je stanoveno, že doklady, záznamy a evidence pro stanovení daně, jež mí daňový subjekt  povinnost vést, musí být uchovány až do uplynutí lhůty pro stanovení daně).

Pokud se jedná o zápisy ze shromáždění, prezenční listiny, předávací protokoly a další, nelze jednoznačně stanovit konkrétní archivační, popř. skartační lhůtu. Její délka může být vymezena ve skartačním řádu SVJ nebo lze při jejím určení vycházet z účelu samotného uchování dokumentu. V soukromoprávních vztazích doporučuji při stanovení archivační, popř. skartační lhůty zohlednit institut promlčení, kdy je délka promlčecí lhůty stanovena obecně na 3 roky.

JUDr. Jindřich Vítek, Ph.D., advokát, Advokátní kancelář ERHARTOVÁ VÍTEK & PARTNERS